いまのツールに不満があっても、乗り換えは後回しにされがちです。面倒に感じるのは、画面の操作を覚え直すことよりも、溜まったデータをどうするかのほうでしょう。
実際にやってみると、CSV を書き出して読み込む作業そのものは半日で終わります。時間がかかるのはその前後です。書き出してみたら欲しい項目が入っていない。取り込み先でステータスの名前が合わない。新旧のツールを両方使う期間がずるずる延びる。
この記事では、移行を始める前に確認しておきたいことを順番に並べます。どのツールからどのツールへ移る場合でも使えるように書いています。
書き出す前に確認すること
最初に、いま使っているツールで何が、どの形で、誰の権限で書き出せるのかを確かめます。ここを飛ばすと、取り込みの段階で足りないものに気づくことになります。
- 誰が書き出せるか。 管理者しか書き出せないツールもあります。移行の担当者に権限があるかを先に確認します
- 何件まで書き出せるか。 1回の書き出しに件数の上限があるツールでは、絞り込みを変えて何回かに分ける必要があります
- どの単位で書き出されるか。 ボードやプロジェクトごとに1ファイルになるのか、全体で1ファイルなのか
- コメント・添付ファイル・履歴は含まれるか。 CSV にはタスク本体の項目しか入らないことが多く、やり取りの経緯は残りません
- チェックリストや子タスクはどう書き出されるか。 1タスクが1行とは限りません。チェックリストの項目ごとに行が分かれる形式もあります
- 文字コードは何か。 Excel で開くと文字化けする、あるいは Excel で保存し直すと文字コードが変わる、ということがよく起きます
一度、小さなプロジェクトで書き出して中身を開いてみるのが確実です。列の見出しを見れば、何が入っていて何が入っていないかがすぐ分かります。
移すもの・移さないものを決める
全部を移そうとすると、移行はいつまでも終わりません。移す範囲を先に決めます。
- 進行中のプロジェクトだけ移すか、完了したものも移すか。 完了分は書き出したファイルを保管しておき、必要なときに参照するだけでも足りることが多いです
- 完了済みのタスクを移すか。 進行中のプロジェクトでも、終わったタスクまで移すと一覧が重くなります。完了日や実績を新しいツールで集計したいかどうかで決めます
- コメントや議論の経緯をどうするか。 取り込めないなら、重要なものだけ説明欄に書き写すか、旧ツールを参照用に残す期間を決めます
- 実績の工数をどうするか。 ツールごとに記録の仕方が違うため、そのまま移しても数字の意味が変わることがあります
「移さない」と決めたものは、書き出したファイルの置き場所と一緒にチームに伝えておきます。あとから「あのデータどこ？」と聞かれたときに答えられるようにするためです。
取り込み先で詰まりやすいところ
書き出した CSV をそのまま読み込めるツールでも、次のところでは手直しが要ることが多いです。
ステータスの名前が合わない。 旧ツールの「対応中」が、新しいツールでは「進行中」かもしれません。取り込み先に同じ名前のステータスを先に作っておくか、CSV 側の表記を置き換えておきます。「完了」にあたるステータスがどれなのかも決めておきます。完了日の扱いに関わるからです。
担当者を照合できない。 担当者は名前で照合されることがほとんどです。旧ツールと新しいツールで表示名が違う（姓だけ、ニックネーム、全角と半角の違い）と一致しません。メンバーを新しいツールに招待し終えてから取り込むのが基本です。
分類の考え方が違う。 旧ツールの「リスト」や「ラベル」が、新しいツールの「ステータス」にあたるのか「カテゴリ」にあたるのか。ツールによって作りが違うので、対応表を1枚作っておくと迷いません。
日付の書式。 2026/03/05 と 2026-03-05 のどちらで読めるか。年が省略された 3/5 はどう解釈されるか。時刻まで持っていたタスクは、日付だけになることもあります。
件数とファイルサイズの上限。 取り込み側にも1回あたりの上限があります。大きなプロジェクトは期間や分類で分けて取り込みます。
途中で失敗したときの状態。 誤りのある行だけ飛ばして残りを登録するツールと、1行でも誤りがあれば全体を止めるツールがあります。前者だと、どの行が入ってどの行が入っていないのかを確かめる手間が残ります。
並行運用の期間と、切り替える日を決める
移行でいちばん長引きやすいのが、新旧のツールを両方使う期間です。「しばらくは両方で」と始めると、どちらが最新なのか誰にも分からなくなります。
- 切り替える日を先に決める。 「この日から新しいタスクは新しいツールにだけ登録する」という日を決め、チームに伝えます
- まず1プロジェクトで試す。 規模の小さいプロジェクトを1つ移して1〜2週間使い、詰まったところを洗い出してから残りを移します
- 旧ツールを読み取り専用にする日を決める。 契約の更新日が近いなら、そこから逆算します
- 切り替え直後の問い合わせ先を決める。 「どこに登録すればいい？」に答える人を1人決めておくと、混乱が早く収まります
書き出したファイルの扱い
見落とされやすいのですが、書き出した CSV は個人名やプロジェクトの中身が入ったファイルです。
- 誰のパソコンや共有フォルダに置くかを決める
- 移行が終わったら、いつ削除するかを決める
- メールやチャットに添付して回さない
旧ツールの解約後にデータの削除を依頼する場合も、書き出したファイルが手元に残っていれば、それは別に管理する必要があります。
IELUKA に移す場合にできること
最後に、移行先として IELUKA のプロジェクト管理 を検討している方向けに、データの取り込みと書き出しでできることをまとめておきます。IELUKA では、タスクのことを「作業」と呼んでいます。
CSV で作業を取り込めます。 見本の CSV に書いて読み込むほか、ほかのツールで書き出した CSV を、列を並べ替えずにそのまま取り込める形式にも対応しています（対応している形式は使い方ガイドに載せています）。
- 読み込んだ時点で中身を確認し、「◯件の作業を取り込めます」と件数を出してから登録します
- 1行でも誤りがあると、1件も登録しません。 誤りは「◯行目: …」の形でまとめて表示されるので、直してから読み込み直せます。一部だけ入った状態は残りません
- ほかのツールの形式で取り込むときは、ステータスや担当者の名前が一致しなくても止めません。一致しなかった値と件数を取り込み前に一覧で表示し、その項目だけ空にして登録します
- チェックリストの項目ごとに行が分かれた形式は、1件の作業とそのチェックリストにまとめて取り込みます
- Excel で保存した CSV（Shift_JIS）も、UTF-8 の CSV もそのまま読めます
- 一度に取り込めるのは500行（ファイルは2MB）までです
- コメント・実績の工数・時刻は取り込みません。作業は日付だけを持ちます
書き出しもできます。 作業一覧は、絞り込んだ条件のまま CSV で書き出せます。書き出した CSV はそのまま読み戻せます。管理者は、作業・コンディション・1on1・ミーティングなどの主要なデータを、1つのファイル（JSON 形式）としてまとめてダウンロードできます（手順）。乗り換えたあとに、また別のツールへ移る必要が出たときも困りません。
取り込みで登録した作業については、担当者へのお知らせは送りません。移行した日に通知がまとめて届くことはないので、チームへの告知は自分たちのタイミングで行えます。
まとめ
ツールの移行で時間を取られるのは、ファイルを読み込む作業そのものではありません。その前後の確認と決めごとです。
- 書き出せる範囲（権限・件数・含まれる項目）を先に確かめる
- 移すもの・移さないものを決め、移さないデータの置き場所を伝える
- ステータス名・担当者名・分類の対応表を作ってから取り込む
- 切り替える日を決め、1プロジェクトで試してから全体を移す
- 書き出したファイルは、置き場所と削除する日を決めておく
移行の進め方で迷っていることがあれば、下の問い合わせからご相談ください。チームでの使い方は開発チームの活用シーンでも紹介しています。